Algengar spurningar framkvæmdastjóra

Auk 1-til-1 við stjórnendur eShares, hýsi ég mánaðarlega stjórnunarumræðu til að deila áskorunum, árangri, mistökum og lærdómi. Mér er oft spurt um hvernig ég get verið betri stjórnandi. Hér að neðan eru algengustu spurningarnar og svör mín. Ég deili þessu í von um að þeir séu hjálplegir fyrir aðra sem vinna að því að vera betri stjórnendur.

Hvernig fæ ég starfsmenn til að standa sig betur? Segðu þeim hvað þeim gengur vel.

Hvernig fæ ég neikvæð viðbrögð? Með því að vera forvitinn.

Hvernig tek ég ákvörðun um hvað ég á að framselja? Delegate vinnu sem þú vilt vinna.

Hvernig ætti ég að forgangsraða? Lagað vandamál. Þá koma í veg fyrir vandamál.

Hvernig ætti ég að meta starfsmenn? Ekki gera það. Kenna þeim að meta sjálf.

Hvenær rek ég einhvern? Þegar þú veist að þeir geta ekki náð árangri.

Hvernig kveiki ég einhvern? Með því að biðjast afsökunar á mistökum okkar.

Af hverju get ég ekki bara sagt fólki hvað það á að gera? Vegna þess að því meiri ábyrgð sem þú hefur, því minni vald hefur þú.

Hvernig veit ég hvort ég er góður stjórnandi? Starfsmenn biðja þig um ráð.

Hvernig veit ég hvort ég er með gott stjórnendateymi? Skítur rúllar upp á við.

Hvernig fæ ég starfsmenn til að standa sig betur?

Segðu þeim hvað þeim gengur vel.

Flestir stjórnendur reyna að lágmarka slæma vinnu starfsmanns í stað þess að hámarka góða vinnu sína. Þegar 98% vinnu starfsmanns er mikil og 2% ekki, gefa stjórnendur endurgjöf um 2%.

Hvernig eigi að stjórna.

Við gerum þetta vegna þess að skólar kenndu okkur að gera það. Prófin hófust með hámarksskorinu 100 og stig voru dregin fyrir hvert rangt svar. Ef próf hófust á núlli og fengu stig fyrir hvert rétt svar, værum við hvött til að halda áfram að gera betur. Í staðinn lærum við að óttast mistök og benda þeim á aðra.

Ræsingar byrja á núlli og vinna sér inn stig á leiðinni. Við aukum styrk okkar í stað þess að lágmarka veikleika okkar. Það er engin hámarksskor. Stöðugur árangur, ekki búist við niðurstöðu, er mælikvarðinn.

Meðhöndla starfsmenn á svipaðan hátt. Starfsmaður hefur takmarkaðan tíma. Að vinna meiri vinnu gerir minni tíma fyrir slæma vinnu. Tvöfaldur niður á hvað starfsmönnum þínum gengur vel.

Það skapar einnig jákvæða endurgjöf lykkju. Að styrkja frábæra vinnu hvetur til meiri vinnu, sem skapar meiri styrkingu. Þegar þú reynir að leiðrétta slæma vinnu er það besta sem þú getur vonað eftir að hætta að gefa viðbrögð.

Að hámarka góða vinnu í stað þess að lágmarka slæma vinnu krefst þolinmæði og sjálfstrausts. Berjist gegn hvötinni til að segja fólki að „gera betur.“ Láttu starfsmenn vita í staðinn þegar þeir gera eitthvað vel. Það þarf meðvitað til að finna þessi tækifæri en með ástundun verður það venja. Og fólkið þitt mun hafa meiri áhrif á það.

Hvernig fæ ég neikvæð viðbrögð?

Með því að vera forvitinn.

Byrjaðu á þeirri forsendu að starfsmaður þinn gerði sitt besta. Þá verður spurningin hvers vegna myndi klár og duglegur starfsmaður sem gerði sitt besta skrúfa upp?

Þú getur ekki verið góður stjórnandi án djúps forvitni fyrir þessari spurningu. Veikir stjórnendur gera ráð fyrir að starfsmenn hafi tekið flýtileiðir, voru latir eða séu bara heimskir. Þetta er sjaldan raunin.

Af einlægni áhuga spyrðu: „Af hverju gerðir þú (eða gerðirðu ekki) X“? Reyndu að skilja hugsun hans án þess að gagnrýna. Það eru þrjár niðurstöður:

  1. Þú gerir þér grein fyrir að hann hafði rétt fyrir þér og þú tókst rangt fyrir þér. Það gerist hjá mér allan tímann. Þetta er besta niðurstaðan.
  2. Hann gerir sér grein fyrir mistökunum sjálfum. Þetta er næstbesta niðurstaðan.
  3. Hann útskýrir hvers vegna en gerir sér ekki grein fyrir mistökum sínum.

Þriðja niðurstaðan er venjulega vegna þess að starfsmaðurinn skildi ekki hvað hann ætti að gera eða hann vissi ekki hvernig hann ætti að gera það. Hið fyrsta er samskiptavandamál. Annað er þjálfunarvandamál. Báðir eru þér að kenna sem stjórnandi hans.

Starf þitt er að greina hvaða aðstæður þú ert í og ​​laga það. Þú munt vilja frelsa þig og segja: „Ég sagði þér að gera þetta“ eða „Þú ættir að vita hvernig á að gera það.“ Ekki gera það. Mundu forsenduna um að starfsmaður þinn hafi gert sitt besta. Vandamálið var að þú áttir ekki samskipti nógu vel eða þú hefur ekki þjálfað hann nógu vel. Að laga árangur starfsmanns þíns byrjar með því að laga stjórnun þína.

Hvernig tek ég ákvörðun um hvað ég á að framselja?

Delegate vinnu sem þú vilt vinna.

Þegar ég spyr þessarar spurningar svara flestir stjórnendur „ég sendi Maríu kallinn vegna þess að hún þarf að læra að höndla reiðan viðskiptavin“ eða „Ég sendi John skýrslunni af því að hann er flinkur til að skrifa.“

Það er fyndið hvernig stjórnendur hagræða því að veita starfsmönnum glitta vinnu sem gagn fyrir þá. Framkvæmdastjóri Maríu framlagði símtalið vegna þess að hann vildi ekki eiga við reiðan viðskiptavin. Framkvæmdastjóri Jóhannesar framseldi skýrsluna vegna þess að hún vildi ekki skrifa hana.

Margir stjórnendur meðhöndla stöðu sína sem forréttindi og að framselja glitta vinnu er einn af þeim munum. Þeir eru ömurlegir stjórnendur.

Ég get gefið þér einfalda reglu til að ákveða hvað þú átt að framselja. Delegate vinnu sem þú vilt vinna. Það eru ástæður til að gera þetta:

  1. Starfsmenn munu elska að vinna fyrir þig. Vinnan sem þú vilt vinna er líklega sú vinna sem þeir vilja vinna og þeir munu vera ánægðir starfsmenn vegna þess.
  2. Þú munt þjálfa framtíðarleiðtoga. Þeir munu sjá þig vinna erfiða, ömurlega vinnu sem enginn vill vinna. Einn daginn munu þeir vilja gera það líka. Ekki vegna þess að þeir hafa gaman af verkinu, heldur af því að þeir sjá þig gera það sem leiðtoga sinn og þeir vilja vera leiðtogar líka.
  3. Þú munt vaxa. Flestir vilja vinna verkið sem þeir eru góðir í. Ef þú framselur verkið sem þú ert góður í, það sem eftir er mun aðallega vera vinna sem þú ert slæm í. Þú munt berjast, þjást og læra. Það er þar sem vöxtur kemur frá.

Til að lengja íþróttahliðstæðuna eShares 101 tala íshokkíþjálfarar um „skauta til harða hluta íssins.“ Þetta er ísinn fyrir framan markið þar sem varnarmenn refsa leikmönnum. En þetta er þar sem mörk eru skoruð og þeir sem þjást mest skora mest. Bestu stjórnendur finnast alltaf á hörðum hlutum ísins.

Hvernig ætti ég að forgangsraða?

Lagað vandamál. Þá koma í veg fyrir vandamál.

Þú munt oft heyra mig segja: „Sprett til eldanna.“ Það er stríðsglóp millistjórnenda. Bestu stjórnendur okkar ráðast óhræddir á vandamál, sama hversu stór og sársaukafull. Þegar þú horfir á bestu stjórnendur okkar framselja þeir aldrei erfiðu vandamálin. Ef það er brennandi bygging, það er þar sem þú munt finna þær.

Þegar tafarlausu vandamálin þín eru undir stjórn skaltu halda áfram til að koma í veg fyrir vandamál. Þetta gera bestu stjórnendur okkar. Það er góð leið til að hugsa um starfsferil framkvæmdastjóra. Bestu starfsmenn sem leysa vandamál eru gerðir stjórnendur. Bestu stjórnendur sem koma í veg fyrir vandamál eru gerðir að stjórnendum.

Hvernig ætti ég að meta starfsmenn?

Ekki gera það. Kenna þeim að meta sjálf.

Starfsmenn spyrja oft „Hvernig gengur mér?“ Ég svara með: „Hvernig heldurðu að þér gangi?“ Sjálfsmat er mikilvægasta færni sem þú getur kennt starfsmanni. Ég er ánægður með að bjóða sjónarhorni mínu, en aðeins sem endurgjöf á þeirra. Þeir geta metið sjálfa sig á hverjum degi, mínútu og annarri. Ég er heppin ef ég sé vinnu þeirra einu sinni í viku.

Þetta kann að virðast undarlegt eftir margra ára móttöku skýrslukorta og frammistöðu starfsmanna. Fyrirtæki (og skólar) hafa sannfært okkur um að við eigum að fá stig. Það gagnast stofnuninni að gera það. Þeir geta flokkað, raðað og síað starfsmenn. Þeir geta notað það til að ákveða hver eigi að skjóta og halda. Þeir geta sett bætur gegn því. Auðveldara er að stjórna starfsmönnum sem dreifingu skora frekar en sem einstök einstaklingar.

En starfsmenn græða ekkert á því. Það er eigingirni fyrir okkur að fækka starfsmönnum í bókstafsstig. Í staðinn ættum við að verða sérfræðingar um styrkleika og veikleika þjóðar okkar og hjálpa þeim að verða sérfræðingar.

Við biðjum starfsmenn um tíu ára starfsferil hjá eShares. Ef eina matið sem þeir komast hjá er bókstafsstig eða röð starfsmanna höfum við brugðist þeim sem stjórnendur. Þeir eiga meira skilið og verðmætasta færni sem við getum kennt þeim er sjálfsmat. Þeir munu bera það það sem eftir er starfsferilsins.

Hvenær rek ég einhvern?

Þegar þú veist að þeir geta ekki náð árangri.

Þetta er eina ástæðan sem þú þarft. Þú þarft ekki að starfsmaðurinn sé sammála þér og þú þarft ekki að byggja sönnunargögn til að réttlæta ákvörðun þína. Ef þú telur að starfsmaður þinn geti ekki náð árangri, láttu þá fara skjótt og mannlega.

Áætlanir um frammistöðubætur eru vinsælar vegna þess að stjórnendur vilja að starfsmaðurinn sé sammála því að hann eigi skilið að vera rekinn. PIP eru grimmir. Ef starfsmaður getur ekki náð árangri í stuðningsumhverfi mun hann ekki ná árangri í óvinveittu. Þú ert að stilla hann upp fyrir bilun. Ef þú ert að gera það til að byggja upp mál til skothríðar, þá ertu sérstaklega óvæginn.

Gerðu allt til að hjálpa starfsmanni þínum að ná árangri. En þegar þú veist að hann getur ekki náð árangri, slepptu honum strax.

Hvernig kveiki ég einhvern?

Með því að biðjast afsökunar á mistökum okkar.

Nema starfsmaður hafi logið að þér í viðtalinu, þá er það þér að kenna að þú hleypir af honum. Þú hafðir fullkomnar upplýsingar og ákvað að ráða hann. Annaðhvort réðir þú rangt eða studdir hann ekki eftir að hafa gert það. Í báðum tilvikum er það þér að kenna.

Að undanskildum svikum eða siðlausri hegðun hef ég hvert útgöngusamtal með:

„Í dag er síðasti dagurinn þinn á eShares. Fyrirgefðu að ég verð að sleppa þér. Mig langar til að segja þér af hverju við látum þig fara og biðjumst velvirðingar á því að okkur mistókst að hjálpa þér að ná árangri hér. Ég vil líka heyra sjónarhorn þitt svo ég geti verið betri í framtíðinni. “

Deildu af hverju þú tókst ákvörðunina. Biðst afsökunar á hlutum sem þér tókuð ekki vel. Biddu um sjónarhorn þeirra. Hlustaðu og lærðu svo þú gerir ekki sömu mistökin aftur.

Að lokum með því að bjóða að vera tilvísun á þann hátt sem er einlægur. Gefðu mat á styrkleika þeirra, veikleika og hvaða hlutverk þú heldur að þeir myndu ná árangri. Algengustu viðbrögð mín eru sú að starfsmaðurinn hafi mikla færni en myndi gera betur í stærra fyrirtæki með meiri uppbyggingu. Jafnvel þegar byrjað er, geta eShares verið erfiðar staðir til að vinna fyrir þá sem þurfa leiðsögn.

Af hverju get ég ekki bara sagt fólki hvað það á að gera?

Vegna þess að því meiri ábyrgð sem þú hefur, því minni vald hefur þú.

Því hærra sem þú ert í stofnuninni, því minni stjórn hefur þú. Josh, yfirmaður vöru okkar, er einn af tíu efstu smiðjum vöru í Silicon Valley. Eftir nokkur ár verður hann líklega topp fimm, ef ekki toppur. Hann getur farið hvert sem hann vill. Starf mitt er að halda honum hér. Hann verður ekki áfram ef ég reyni að beita valdi yfir honum.

Það sama gildir um lið hans. Þeir eru honum tryggari en ég vegna þess að hann er yfirmaður þeirra. Ef ég vil hafa eitthvað byggt, verður Josh að vilja byggja það. Ég get ekki skipað honum eða liðinu að byggja það.

Því stærri sem samtökin þín eru, því meiri kraftur flyst frá þér til lygasinnar þínir. Þetta er grundvallarbreytingin í því að verða framkvæmdastjóri. Það er miklu erfiðara en að stjórna einstaklingum, vegna þess að þú verður að nota áhrif frekar en stjórn. Byrjaðu að æfa núna.

Hvernig veit ég hvort ég er góður stjórnandi?

Starfsmenn biðja þig um ráð.

Í fyrsta skipti sem starfsmaður biður þig um ráð er töfra stund. Það gefur til kynna að starfsmenn finni fyrir valdi í starfi sínu og treysti dómgreind þinni til að hjálpa þeim að gera betur. Njóttu stundarinnar ef þú ert nógu góður til að ná því.

Samræðan er líka sönn. Ef starfsmenn þínir biðja þig ekki um ráð, spurðu þig hvers vegna. Stundum finnst starfsmönnum ekki frjálst að taka sínar ákvarðanir. Stundum hafa þeir áhyggjur af því að biðja um ráð muni láta þær líta út ófærar. Hvort heldur sem þú hefur ekki veitt þeim vald.

Ef starfsmenn þínir biðja þig ekki um ráðleggingar skaltu ekki panta það. Það mun ekki hafa þau áhrif sem þú vilt. Í staðinn skaltu biðja þá um ráð. Leiddu með fordæmi og þeir munu líklega fylgja því eftir.

Hvernig veit ég hvort ég er með gott stjórnendateymi?

Skítur rúllar upp á við.

Þetta er rökrétt niðurstaða þess að framselja verkið sem þú vilt vinna. Ef enginn vill vinna skítverkin og stjórnendur framselja vinnu sem ekki er skítur, þá eru stjórnendur fastir við að gera skítverkið. Og því hærra sem þú ert, því meira skítverk vinna að þér.

Fólk jafnast á við kynningu með forréttindi. Það er ekki rétt hjá eShares. Kynning eykur ábyrgð en aldrei forréttindi. Ábyrgð þýðir að spretta í átt að eldum, vinna meira skítverk og koma í veg fyrir stærri vandamál.

Á eShares er kynning ekkert til að fagna. Ekki hringja í nýlega kynntan stjórnanda með hamingjuóskir. Hringdu frekar í þá til að segja: „Ég heyrði fréttirnar. Mér þykir það leitt. Er í lagi með þig?"

Þakkir til Joshua Merrill og James Seely fyrir að hjálpa mér að skrifa og birta.