Hannaðu spretti til að bæta skipulagsferli

Hönnunarsprettur er vikulangt ferli eða umgjörð sem hjálpar til við að svara mikilvægum spurningum um viðskipti með hugsunarhönnun, frumgerð og prófun með raunverulegum (markvissum) notendum. Það samanstendur af ýmsum æfingum og mikilli teymisvinnu til að ná áþreifanlegri niðurstöðu hraðar. Til að vita meira um það, farðu á Design Sprint síðu GV eða keyptu The Sprint Book (það er mikils virði).

NDA

Já! Við verðum að skrifa undir NDA allan tímann og við megum ekki deila neinu. Samt fékk ég tækifæri til að skrifa þessa sögu með leyfi viðskiptavinarins. Ég mun ekki nefna nafn neins í þessari sögu. Ég mun ekki deila öllu í smáatriðum, en þetta mun gefa þér innsýn í hvernig Hönnunar Sprint getur unnið fyrir skipulagsferli. Ég mun deila um það sem okkur og sprettfélögum fannst, hvað fór úrskeiðis, hvað virkaði, ráð, nám o.s.frv.

Að gera það til að bæta skipulagsferli

Á fyrstu stigum SprintCube hafði ég reynslu af því að gera nokkra Design Sprints fyrir stafrænar vörur. Og við fengum fyrirspurn frá stofnun til að hjálpa þeim með þróunarferli. Þetta var stafræn umboðsskrifstofa, sem hannaði og byggði eCommerce verkefni.

Áskorunin

Áskorunin var að hagræða í þróunarferlunum. Næstum ekkert verkefni fékkst innan hinnar ákveðnu tímalínu. Fyrir vikið áttu í erfiðleikum með verkefni og þau náðu ekki að ná tilætluðum arðsemi. Það er á háu stigi áskorunina.

Síðan fórum við (ég og Narendra) í allt ferlið frá „fyrirspurn til afhendingar.“ Við sáum nokkur eyður í því og fannst það þarf að fylla þær. Á heildina litið sáum við það sem góða áskorun að reka Hönnunar Sprint.

En vandamálið fyrir okkur var að við gerðum aldrei Design Sprint fyrir skipulagsferlið. Ég hafði reynslu af því að gera aðeins sprints fyrir stafrænar vörur. Þannig að þeir voru ekki 100% tilbúnir (ósviknir og augljósir) til að læsa heila viku lykilfólk sitt til að bæta ferlið.

Sem betur fer hafði forstjóri fyrirtækisins heyrt um Design Sprint, svo það var plús fyrir okkur. En það var goðsögn um að Design Sprints er aðeins hægt að nota fyrir stafrænar vörur. Þegar ég sýndi nokkrar sprettusögur hjálpaði mér að sannfæra hann. Hann varð líka spenntur fyrir því að sjá það í verki. Vá! Sviðið var sett.

Ekki segja frá, sýna það. Það virkar alltaf betur.

Undirbúningur fyrir sprettinn

Í fyrsta lagi þarftu mikla áskorun til að byrja með Design Sprint. Það ætti að vera nógu stórt að það virðist þess virði að leysa áskorunina um að læsa tíma 4-7 lykilmanna fyrir alla vikuna. Og við höfðum þá stóru áskorun.

Uppbyggingu Sprint liðsins

Í öllu ferlinu voru félagar frá ýmsum deildum eins og sölu, greining, þróun, prófun og afhending. Okkur vantaði lykilmenn frá hverri deild til að reka Sprint. Þeir vissu hvernig allt virkar innan þeirra deilda. Þeir vissu líka hvernig aðrar deildir vinna í ferlinu. Við völdum svo leiðtoga sölu, greiningar, þróunar, prófa og verkefnisstjóra. Frá okkar hlið var Narendra með þeim. Við byggðum Sprint teymi af 6 manns. Ég ætlaði að greiða fyrir sprettinum. Forstjórinn var ákvörðunarmaðurinn. Hann var svo áhugasamur og spenntur að sjá og upplifa Design Sprint í verki. Þannig að hann var tiltækur allan tímann til að taka ákvarðanirnar. Þetta var BIG PLUS punktur fyrir okkur.

Finndu hinn fullkomna tíma til að framkvæma Sprint

Við ætluðum að keyra 4 daga Design Sprint. Við vorum enn að átta okkur á því hvernig á að prófa ferli frumgerðina (eins og app prototype), þannig að við töldum ekki dag notendaprófa (dagur 4). Þannig að við urðum að læsa alla þrjá sólarhringana til að ná fram ferilfrumgerð. Við ákváðum að framkvæma Design Sprint þegar það er minna þétt áætlun fyrir liðsmenn sprint. Við ákváðum því að byrja það á miðvikudaginn frekar en á mánudaginn.

Afritun

Við undirbjuggum einnig næstbestu yfirmenn úr hverri deild til að sjá um deildastigið á meðan á sprettinum stóð. Leiðtogar viðkomandi deildar afhentu næstbestu meðlimum sínum nauðsynlegar upplýsingar svo þeir geti gripið til nauðsynlegra eftirfylgni og aðgerða án þess að hafa leiðtoga þeirra. Þetta hjálpaði okkur virkilega vegna þess að meðlimir Sprint gátu einbeitt sér að Hönnunarsprettinum án þess að hafa áhyggjur af venjubundnum þeirra. Einnig vorum við að taka reglulega hlé svo þeir geti mætt liðum sínum og tekið eftirfylgni.

Setjum upp eftirvæntinguna

Það er mikilvægt að stilla væntingarnar áður en þú byrjar á Sprint. Ég safnaði væntingum frá hverjum félaga í Sprint liðinu. Ég gaf þeim innsýn í hvað við ætlum að gera á hverjum degi, útskýrði tilgang hverrar æfingar í Hönnunarstökknum fljótt og hver yrði niðurstaðan. Þetta hjálpaði mér að fara hraðar með Sprint.

Ein af væntingum var að þeir fengju fullkomna lausn á hverju vandamáli sem þeir stóðu frammi fyrir í ferlinu. Vinsamlegast athugið að Design Sprint snýst ekki um að fá fullkomnar lausnir. Þetta snýst um að fá lausnir sem geta unnið fyrir þig og prófað þær hraðar; svo þú getir endurtekið þig og bætt þig hratt.

Við teljum að fullkomin lausn sé ekki til í heiminum. Lausn getur aðeins endurtekist og bætt sig.

1. dagur

Dagskrá: Allt teymið vinnur saman að því að skilgreina áskorunina og byggja fullt af lausnum sem þeir telja að geti leyst áskorunina.

Við fórum nú þegar í gegnum áskoranirnar innan allra deilda áður en við hófum sprett. Forstjórinn sem sérfræðingur kynnti Sprint liðinu allar áskoranir. Verkefnisstjórinn var viðstaddur forstjórann sem með sérfræðingur. Liðsmenn endurramma alla áskorunina í formi HMWs og við flokkuðum þær. Eftir að hafa horft á hangandi og flokkaða HMWs á veggnum fóru þeir að fá upplýsingar um hvar mestu áskoranirnar eru.

Ábending: HMWs er stigið þar sem þú getur séð hvort einhver úr liðinu hafi lélega rithönd. Ef þér finnst þetta vera vandamál geturðu beðið þá um að skrifa allt í CAPS allan Sprintinn. Það er jafnvel betra að bíða ekki fram að þessu stigi. Gefðu þeim merki og límmiða til að skrifa niður væntingar sínar frá Design Sprint. Þetta mun gefa þér hugmyndir um það sem allir búast við og hugsa og það mun hjálpa þér alla vikuna meðan þú auðveldar. Einnig kynnist maður hvort einhver sé með slæma rithönd innan liðsins eða ekki.

Og þá settum við forgangsröðun heimsins. Við fórum í gegnum langtímamarkmiðið og sprettum spurningum.

Síðan bjuggum við til ferðakort notenda. Við fórum að kortleggja HMW með kortinu. Tilgangurinn með þessari æfingu er að ákveða markmið sem beinist að því sem eftir er af Sprint. Hérna höfðum við jafntefli til að ákveða markmiðið. Við fengum tvo mismunandi hluta af kortinu með jafnmörgum HMWs. Hmm ... Spurningin var hvaða hluti ég ætti að miða við og halda áfram. Umræða birtist í 3-5 mínútur. Að lokum ákváðum við að fara með markið vinstra megin.

Mundu: Þegar þú vilt ákveða markmið og hafa samband milli kortasvæða er alltaf betra að velja það vinstra megin. Vegna þess að það er sá sem notendur munu fara framhjá fyrst og síðan sá sem er hægra megin. Það er betra að leysa vandamál sem eiga sér stað á frumstigi ferðarinnar og það mun styðja þig á síðari stigum.

Við vorum með mikið af fimm-fífum , það er mikilvægt að halda öllum orkumiklum. Við fengum hádegishlé. Ég tók viðbrögðum allra um reynslu þeirra hingað til; svo ég geti fengið hugmyndir um hvernig ætti ég að greiða fyrir það sem eftir er dagana.

Næst fórum við af stað með Lightning Demos. Allir elskuðu þessa æfingu þar sem þeir fengu aðgang að internetinu til að leita að hugmyndum sem geta leyst áskorunina og þeir kynntu liðinu hugmyndir.

Síðan byrjuðum við á 4 hluta teikningu. Allir skrifuðu niður mikilvægar athugasemdir frá fyrri hálfleik. Síðan fóru þeir í gegnum Sketching Ideas og Crazy 8s. Einn af liðsmönnunum var líkur; hann er ekki skapandi. Að taka þátt í Sprint þar til hérna fannst honum eins og hann gæti verið skapandi.

Og svo tókum við okkur smá hlé svo þeir gætu fengið ferskt loft, te / kaffi, skoðað tölvupóst o.s.frv. Og við vorum þá aftur að byrja með þriggja þrepa hugmyndaæfingu. Allir tóku 45 mínútur að teikna sínar eigin lausnir sem þeir telja að geti leyst áskorunina. Fyrir vikið fengum við samtals 6 mismunandi lausnir (ein lausn á hvern félaga).

Það er lok dags 1. Við elskuðum að sjá allt liðið ánægð þar sem þau unnu öll saman en ein að sameiginlegu markmiði. Þeir fengu 6 mismunandi lausnir á vandanum með (næstum) núll munnlegri umræðu.

2. dagur

Dagskrá: Allt teymið velur lausn eða lausnir til að prófa sem þeir vilja halda áfram með. Og þeir búa til söguborð um það sem þeir ætla að prófa.

Allar lausnir frá 1. degi voru á veggnum. Liðsmenn fóru að kynna sér lausnir og kusu þær. Í grundvallaratriðum urðum við að búa til hitakort frá atkvæðagreiðslunni.

Hver liðsmaður greiddi atkvæði og lagði fram val sitt um lausn sem hann / hann heldur að væri betra að frumgerð og prófa. Það er stuðningsæfing til að hjálpa við að taka endanlega ákvörðun.

Og síðan var ákvörðunaraðilinn beðinn um að taka lokaákvörðun sína um lausn (ir) sem hann vill frumgerð og prófa. Hann valdi heila lausn, og lítinn hluta úr annarri lausn.

Síðan fór allt liðið í gegnum notendaflæðisæfinguna. Á þessu stigi tókum við okkur hádegishlé.

Eftir hádegishlé byrjaði allt liðið að búa til Storyboard. Þetta er ítarleg notendaferð lausnarinnar / lausnanna sem verður breytt í frumgerð á degi 3. Í grundvallaratriðum er söguborðinu skipt í 8 frumur (stig). Hérna lítur það út.

Söguborð frá Hönnunarsprettabókinni

Það er lok dagur 2. Allt liðið var svo hrifinn af hönnunar sprettinum. Sem afleiðing af tveggja daga mikilli teymisvinnu fengu þeir yfirsýn yfir lausnina sem getur unnið fyrir áskorun þeirra.

3. dagur

Dagskrá: Búðu til frumgerð af söguborðinu til að prófa með hinum notendunum.

Tól fyrir frumgerð

Þegar við vorum að gera Sprintinn fyrir ferlið ákváðum við að búa til kynningu á ferlinu. Við ákváðum að fara með Keynote. Þú getur líka farið með Microsoft PowerPoint eða Google Slides. Eða þú getur líka búið til skjal með því að nota Pages, Microsoft Word eða Google Docs.

Að búa til frumgerð

Við urðum að semja (frumgerð) allt ferlið frá söguborðinu yfir í kynningu. Við kíktum inn á söguspjaldið og úthlutuðum hverjum klefa viðkomandi deildarstjóra til að leggja drög að aðalhlutverki. Til dæmis þurftu tvær frumur miklar aðgerðir frá söluteyminu, þannig að við skipuðum þeim til sölumannsins. Allt liðið gerði reglulega innritanir til að vita um stöðu frumgerðanna.

Í lokin hittumst við öll saman, söfnum glærum frá hverjum liðsmanni og saumuðum þær saman í eina kynningu. Við fórum í gegnum það margoft í prófarkalestur tilgangi og gerðum leiðréttingar hvar sem þörf var á. Að lokum, við höfðum ferli frumgerð okkar.

Hinum megin var ég og ákvörðunarmaður að reikna út hvernig á að prófa frumgerðina vegna þess að þetta er langt ferli verkefnis frá fyrirspurn til afhendingar.

Auðvita 🌪

Hvernig á að prófa ferli frumgerð sem getur tekið vikur eða mánuði? - Þetta var mikil áskorun. Ferlið myndi fara í gegnum hverja deild og við þyrftum að fá viðbrögð frá notendum markhópsins (lykil- / eldri meðlimum hverrar deildar). Við ákváðum því að útskýra ferli frumgerðina fyrir þeim og ætluðum að byrja að fylgja því eftir í alvöru frá næstu viku. Og við ákváðum að safna endurgjöf vikulega. Við fengum engin mikil viðbrögð frá hverri deild fyrstu vikuna. Við biðum í aðra vikuna, þriðju vikuna.

Það olli vonbrigðum af því að við fengum ekki nógu hraðar viðbrögð. Það tók okkur 3 vikur að fá endurgjöf. Dagur (dagur 4) notendaprófa breytt í 3 vikur. Og svo gerðum við Iteration Sprint til að endurtaka frumgerð ferilsins. Það tók næstum 6 vikur að fá trú á að nýja ferlið muni virka núna.

Mistökin og nám

Það var mikil mistök að ákveða að innleiða frumgerð ferlisins. Við týndum skriðþunganum. Við verðum að muna að Design Sprint snýst ekki um að útfæra og fá raunveruleg viðbrögð, það snýst um að finna lausn og fá endurgjöf til að endurtaka það.

Þegar við vorum búin með ferlafrumgerðina í Iteration Sprint kynntum við einungis frumgerðina fyrir 5 lykilmenn og fengum viðbrögð. Það virkaði fyrir okkur á betri hátt en raunveruleg útfærsla.

Annar Sprint til að bæta úr ferlinu

Mánuði síðar fengum við enn eitt tækifæri til að vinna á mjög svipuðu ferli. Aftur, við þurftum að bæta núverandi ferli á vettvangi stofnunarinnar. Að þessu sinni höfðum við reynslu af fyrri hönnunar sprettinum. Í notendaprófunum ákváðum við aðeins að kynna frumgerð ferilsins fyrir notendur markanna til að þjóna þeim tilgangi að fá endurgjöf. Það virkaði betur fyrir okkur í fyrri Iteration Sprint fyrir ferlið. Að þessu sinni virkaði það fyrir okkur. Við fengum viðbrögð á einum degi og síðan gerðum við Iteration Sprint næstu vikuna. Og sú stofnun var tilbúin að hrinda í framkvæmd ferlinu með sjálfstrausti aðeins eftir 2 vikur. Já!

Niðurstaðan

Hönnunarprentar unnu fyrir okkur í báðum ofangreindum tilvikum.

Í fyrra tilvikinu tók lengri tíma að fá sjálfstraust, svo ég myndi segja að það hafi virkað að hluta, en það virkaði vel til að bæta ferlið á 6 vikum. Þetta var samt styttra en þeirra sjálfgefnu leiðir til að komast í betra ferli.

Í seinna tilvikinu virkaði það virkilega vel eins og við var að búast. Báðar stofnanirnar hafa innleitt hið endurskoðaða ferli í sínum venjum.

Þegar við tókum síðast eftirfylgni með þeim, sögðust þeir mæta á litlar / miðlungs stigar áskoranir í ferlinu með því að nota hönnunarsprettuna eingöngu. Nú vita þeir hvernig Design Sprint virkar, þeir keyra ekki fullan Sprint, en þeir gera nokkrar af æfingum úr því og ítreka skipulagsferlið.

Viltu vita meira frá okkur um vöruhönnun, þróun og ræsingu? Fylgdu okkur á Instagram @sprintcube.

Fáðu hönnunarsprett fljótt upphafshandbók til að byrja að keyra Sprints á eigin spýtur.

Fáðu Design Sprint Master Slide Deck til að keyra og auðvelda Sprints eins og PRO á $ 30 afslátt.

Gleðilegt sprett!

Þessi saga er birt í The Startup, stærsta frumkvöðlastarfsemi Medium, þar á eftir + 370.771 manns.

Gerast áskrifandi að til að fá helstu sögur okkar hér.